中國鐵道建筑集團有限公司(以下簡(jiǎn)稱(chēng)“中國鐵建”)董事會(huì )規范建設以來(lái)，通過(guò)構建模式、創(chuàng )新方式、完善機制，持續強化外部董事溝通，為外部董事了解企業(yè)實(shí)情、科學(xué)參與決策、發(fā)揮咨詢(xún)作用提供了有力支撐。

構建多渠道的溝通模式，營(yíng)造良好溝通氛圍

通過(guò)建立全方位的溝通模式，加強外部董事與企業(yè)各方的有效溝通，營(yíng)造誠實(shí)互信、履職擔當的良好氛圍。一是加強與內部董事的有效溝通。董事長(cháng)高度重視與外部董事的溝通，每年定期就企業(yè)戰略規劃、深化改革、轉型升級、創(chuàng )新發(fā)展、風(fēng)險內控等重大事項與外部董事進(jìn)行單獨溝通。內部董事在日常工作中主動(dòng)向外部董事介紹企業(yè)情況，共同探討企業(yè)改革發(fā)展重大事項，不斷增進(jìn)理解信任，努力形成團隊合力。二是加強與經(jīng)理層的日常溝通。經(jīng)理層主動(dòng)邀請外部董事出席年度工作會(huì )議及發(fā)展規劃、風(fēng)險合規等重要專(zhuān)題會(huì )議，就企業(yè)改革發(fā)展等重大事項進(jìn)行工作交流。定期匯報經(jīng)營(yíng)、財務(wù)、投資等企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理信息，幫助外部董事及時(shí)掌握企業(yè)情況。陪同外部董事開(kāi)展現場(chǎng)調研，介紹企業(yè)基本情況和重點(diǎn)項目進(jìn)展，為外部董事決策提供支撐。三是加強與專(zhuān)業(yè)機構的咨詢(xún)溝通。發(fā)揮財務(wù)審計、管理咨詢(xún)等外部專(zhuān)業(yè)機構作用，為外部董事履職提供“外腦”支撐。外部董事定期與外部審計機構就財務(wù)報告、風(fēng)險內控等事項進(jìn)行溝通，與管理咨詢(xún)機構就企業(yè)戰略規劃、文化建設等進(jìn)行深入交流，充分聽(tīng)取意見(jiàn)建議。

完善全過(guò)程的決策溝通機制，提升溝通實(shí)際效果

建立覆蓋會(huì )前、會(huì )中、會(huì )后的董事會(huì )決策溝通機制，保障董事會(huì )科學(xué)、審慎決策。一是決策會(huì )議前預先溝通議案信息。嚴格執行議事規則，董事會(huì )召開(kāi)前提前將議案資料報送外部董事，認真聽(tīng)取、采納外部董事建議。涉及中長(cháng)期發(fā)展戰略等重大事項的，會(huì )前由經(jīng)理層成員與外部董事進(jìn)行充分溝通，根據意見(jiàn)修改完善并進(jìn)行二次溝通后，再提交董事會(huì )審議。對專(zhuān)業(yè)性強、較為復雜的投資項目，在形成議案前組織外部董事開(kāi)展實(shí)地調研、專(zhuān)題論證，保證外部董事全面掌握決策所需信息。二是決策會(huì )議中充分聽(tīng)取意見(jiàn)建議。董事會(huì )積極打造勤勉盡責、暢所欲言的董事會(huì )文化，當外部董事提出相關(guān)補充完善意見(jiàn)時(shí)，董事長(cháng)和總裁積極聽(tīng)取采納，本著(zhù)嚴謹審慎的原則，要求對議案進(jìn)行補充完善后再行審議。近兩年來(lái)，董事會(huì )及專(zhuān)門(mén)委員會(huì )采納外部董事建議對2項議案予以緩議。三是決策會(huì )議后及時(shí)反饋執行情況。建立董事會(huì )決議執行情況定期反饋機制，董事會(huì )辦公室定期向外部董事匯報董事會(huì )決議執行情況，發(fā)展規劃、投資開(kāi)發(fā)、人力資源、審計等部門(mén)定期向外部董事反饋戰略執行情況、投資項目進(jìn)展，以及薪酬考核、風(fēng)險內控、合規管理等工作情況，幫助外部董事及時(shí)了解公司重點(diǎn)工作進(jìn)展。

創(chuàng )新便捷高效的溝通方式，強化履職信息支撐

結合公司“A+H”兩地上市實(shí)際，創(chuàng )新溝通方式，努力克服新冠疫情影響，確保境內外董事合規高效履職。一是做好境內外董事參會(huì )保障。對視頻會(huì )議系統等進(jìn)行軟硬件升級，在依法合規前提下，以現場(chǎng)會(huì )議+視頻會(huì )議、電話(huà)會(huì )議等多種方式組織召開(kāi)董事會(huì )及專(zhuān)門(mén)委員會(huì )會(huì )議，確保境內外董事按時(shí)參會(huì )、順暢交流，決策意見(jiàn)表達充分、合規、有效。二是做好外部董事調研支撐。制訂《外部董事調研工作制度》，根據新冠疫情防控要求，因地制宜開(kāi)展調研，幫助外部董事全面了解基層實(shí)際。外部董事深入一線(xiàn)，通過(guò)調研、座談，為基層企業(yè)問(wèn)診把脈，助力企業(yè)改革發(fā)展。比如，在所屬企業(yè)鐵建重工分拆上市過(guò)程中，外部董事發(fā)揮專(zhuān)長(cháng)給予業(yè)務(wù)指導，推動(dòng)了項目順利實(shí)施。三是做好企業(yè)日常信息報送。董事會(huì )辦公室定期編制報送業(yè)內重大信息、資本市場(chǎng)月報，匯總最新宏觀(guān)政策、市場(chǎng)動(dòng)態(tài)、行業(yè)分析、股價(jià)走勢等，為外部董事提供參考。通過(guò)香港聯(lián)席公司秘書(shū)和所屬在港企業(yè)，做好在港外部董事履職服務(wù)，確保相關(guān)資料正常送達、及時(shí)簽署、安全歸檔。

下一步，中國鐵建將持續加大董事會(huì )建設力度，不斷提升外部董事履職支撐服務(wù)質(zhì)量，幫助外部董事更好行權履職，推動(dòng)董事會(huì )更加規范高效運作。

來(lái)源:中國鐵道建筑集團有限公司

圖片來(lái)源：找項目網(wǎng)

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